Nos emails

Voici mes 10  bonnes pratiques ( sans hiérarchie ), concernant la gestion de mes emails.

1. Garder à l’esprit que l’e-mail n’est pas le seul moyen de communication . Ne pas envoyer un courriel quand il vaudrait mieux prendre son téléphone ou aller voir la personne. Certaines entreprises utilisent en parallèle une alternative de type messagerie instantanée. On ne peut pas manager des gens avec des e-mails. Quand j’ai une critique à faire c’est toujours en face-à-face. Utiliser Skype.
2. Ne pas considérer que le mail est prioritaire, éteindre le signal sonore, dédier un temps à la lecture et au traitement des e-mails. Je n'ouvre pas ma messagerie pendant une demi-journée pour me concentrer sur un dossier important. Je trouve inacceptable de lire sa messagerie pendant une réunion ou un entretien en face-à-face.
3. Classer, trier, supprimer, ne pas tout traiter. Je ne lis pas tout. Je ne donne pas systématiquement la confirmation de lecture demandée. Je ne gère que les mails professionnels à caractère important et directement impactant pour mon activité. Je crée des dossiers. Il faut beaucoup de discipline mais on gagne beaucoup de temps.
4. Répondre sous 24 ou 48h. Ne pas oublier de mettre son indicateur d’absence.
5. Politesse obligatoire : au minimum commencer par bonjour/bonsoir et un petit mot pour finir. (Abrégé ou pas, ce dernier mot ? la question divise ! )
6. Faire court : pas plus d’un écran de lecture, un objet significatif et pertinent, aller à l’essentiel, ne pas ajouter trop de pièces jointes. Je pars du principe que mon interlocuteur ne lira pas ce qui n’apparaîtra pas directement sur son écran. J’utilise la règle des 2 ou 3 niveaux pour l’objet : niveau général puis sous-niveau. Je ne mets jamais plus de 3 pièces jointes
7. Faire clair, décodé au maximum, pas d’humour et pas d’émotion, utiliser une police standard. J’ai admis le principe que tout ce qui a une chance d’être compris de travers le sera
8. Courtois,  éviter les réponses impulsives, éviter les fautes d’orthographe. Ne pas répondre sous l’effet de la colère. Se relire. Je mets le destinataire en dernier, surtout pour les mails importants. Attention, les écrits restent
9. La copie : si et seulement si c’est strictement nécessaire pour info. Pas de mise en copie pour ouvrir le parapluie. La copie seulement pour d’autres acteurs réellement impactés
10. Ne pas imprimer les emails.